Dec 8, 2019   7:19 p.m.      Marína        
University information system

Přijímací řízení


Agenda Přijímacího řízení představuje soubor aplikací pro podporu procesů přijímacího řízení, správu a zpracování přihlášek uchazečů, jejich vyhodnocení a převod do studií. Součástí agendy jsou rovněž různé dopisy rozesílané uchazečům, různé seznamy a podklady pro tisk adresních štítků. Nepostradatelnými se staly i různé statistiky, které je možné zobrazovat a tisknout v průběhu celého přijímacího řízení.

V následujících bodech je uveden postup prací souvisejících s evidencí uchazečů a jejich přihlášek.

  1. Prvním krokem v nastavení přijímacího řízení je založení univerzitního a fakultních období, ve kterých bude přijímací řízení probíhat, nastavení příslušných parametrů univerzitního i fakultního studijního období, pro které se přijímací řízení vypisuje a nastavení jejich harmonogramů (podrobněji níže). Toto řeší fakultní integrátor ve spolupráci s univerzitním integrátorem v aplikacích Evidence univerzitních obdobíEvidence období.

  2. Fakultní integrátor zakládá předměty přijímací zkoušky přes aplikaci Evidence předmětů přijímacího řízení a sestavuje všechny varianty typů přijímacích zkoušek – aplikace Evidence typů přijímacího řízení.

  3. Jakmile je přijímací řízení spuštěno, mohou uchazeči podávat e-přihlášky přes aplikaci Elektronická přihláška ke studiu na PEVŠ.

    I přes to, že uchazeči mají své přihlášky podávat pouze elektronickou cestou, mohou být některými uchazeči podány i papírové přihlášky. Papírové přihlášky studijní referentky zaevidují za uchazeče přes aplikaci Zadávání přihlášek.

  4. V rámci jednotlivých typů přijímacího řízení mohou být po uchazečích vyžadovány různé dokumenty. Přijetí těchto dokumentů se eviduje v aplikaci Potvrzení přijetí dokumentů. U převedených přihlášek lze přijaté dokumenty evidovat individuálně v aplikaci Zadávání přihlášek nebo hromadně v aplikaci Doplňující informace přihlášek.

  5. Kompletní e-přihlášky se převádí mezi papírové přihlášky a to přes aplikaci Převod e-přihlášek. Po tomto převodu se s elektronickými přihláškami dále pracuje jako s papírovými.

  6. Aby mohli být uchazeči pozváni k přijímacím zkouškám, musí se založit jednotlivé termíny přijímacích zkoušek (aplikace Evidence termínů přijímací zkoušky a k nim přidělit přihlášky uchazeče (aplikace Hromadné přidělení termínů). Následně lze tisknout pozvánky a seznamy pro podatelnu, případně adresní štítky přes aplikaci Hromadný tisk pozvánek.

  7. Pro každý termín přijímací zkoušky je možné vytisknout seznam uchazečů, kteří byli na tento termín pozvaní – aplikace Seznamy uchazečů pro prezenci.

  8. Výsledky testů vepisuje zkoušející nebo referentka do seznamu, který je možné vytisknout přes odkaz Tisk sestavy pro doplnění bodů a variant testů. Do UIS se výsledky testů vkládají přes odkaz Hromadné zadávaní získaných bodů a sestava s vloženými body a variantami testů se tiskne přes odkaz Tisk sestavy s body a variantami testů.

  9. Na základě vložených výsledků přijímacího řízení nebo extrabodů je možné pro jednotlivé typy přijímacího řízení hromadně přidělit rozhodnutí v aplikaci Vyhodnocení výsledků přijímacího řízení. Přímé zadávání kódů rozhodnutí umožňuje aplikace Hromadné zadávání rozhodnutí, individuální změny jsou možné přes aplikaci Individuální zadávání rozhodnutí.

  10. Následně lze v aplikaci Tisk rozhodnutí vytisknout rozhodnutí, adresních štítků a seznamů pro podatelnu. Uchazečům s doloženým dokladem o přechozím vzdělání je tištěno rozhodnutí o přijetí, uchazečům bez doložení dokladu o předchozím vzdělání se tiskne oznámení. Současně s kladným rozhodnutím jsou uchazečům generovány návratky s přístupovými údaji.

  11. Uchazeči se proti rozhodnutí mohou odvolat. Odvolání lze evidovat individuálně v aplikaci Individuální zadávání odvolání, nebo hromadně pomocí aplikace Hromadné zadávání odvolání, kde je také připraven tisk adresních štítků a seznamů pro podatelnu. Změna kódu rozhodnutí a tisk nového rozhodnutí se provádí na stejném místě jako v předchozím případě.

  12. Pro zápisy uchazečů si studijní referentky mohou v aplikaci Tisk prezenčních listin - kladná rozhodnutí vytisknout prezenční listinu se jménem a RČ uchazeče a volnými poli, do kterých zaznamenává zvolený studijní zaměření, světový jazyk, který bude uchazeč studovat, a podle potřeby další poznámky. Z této listiny se údaje přepíší do UIS (Hromadné zadávání docházky a zaměření, kde lze rovněž vyznačit účast uchazečů na zápise a datum zápisu. Většinu údajů lze od uchazečů zjistit již v e-návratce. Následně lze vytisknout seznam uchazečů, kteří se k zápisu dostavili.

  13. Přijatým uchazečům, kteří se dostavili k zápisu, lze založit studium přes aplikaci Hromadné zakládání studií, čímž jsou uchazeči překlopeni do Studijní evidence, jsou jim přiděleny příslušné předměty a po sestavení rozvrhů jim bude příslušný rozvrh automaticky přidělen.

Spuštění přijímacího řízení a e-přihlášek

Přijímací řízení se spouští přes termíny evidované v harmonogramu období, do kterého se uchazeči přijímají. Termíny jsou reprezentovány milníky harmonogramu. Jedná se o milníky:

  • Přijímací řízení - základní milník, který udává dobu, odkdy dokdy mohou probíhat akce spojené s přijímacím řízením. Zaevidováním tohoto milníku může systémový integrátor připravovat přijímací řízení a studijní referentky mohou evidovat doručené přihlášky.

  • E-přihlášky – milník spouští e-přihlášky, resp. udává termín začátku a konce podávání e-přihlášek. Uchazečům umožňuje v uvedeném termínu podávat elektronické přihlášky ke studiu na Panevropské vysoké škole.

    Termín konce podávání e-přihlášek lze pro jednotlivé typy přijímacího řízení upravit atributem Podávání e-přihlášek.
  • Prohlížení e-přihlášek – obsahuje termín začátku a konce prohlížení e-přihlášek. Uchazečům umožňuje v uvedeném termínu prohlížet své podané přihlášky i po termínu pro podávání e-přihlášek. Termín konce prohlížení e-přihlášek je vhodné nastavit tak, aby uchazeči mohli prohlížet přihlášky i po zápisu do studia. Po zápisu se jim v systému jejich e-přihlášek nabízí vygenerovaný login a heslo do UIS.

    Platí pravidlo, že milníky Přijímací řízení, E-přihláškyProhlížení e-přihlášek mají stejný začátek a jako první z nich končí milník E-přihlášky.
  • Přijímací zkoušky – udává termín, ve kterém proběhnou přijímací zkoušky. Milník má informativní charakter.

  • Výsledky přijímacích zkoušek – určuje období zveřejnění výsledků přijímacích zkoušek v aplikaci Výsledky přijímacích zkoušek.

Posloupnost termínů, která musí být dodržena, je následující: Jako první se nastavují termíny začátku a konce přijímacího řízení, případně podávání e-přihlášek, u kterých se následně nastaví potřebná prodloužení u vybraných typů přijímacího řízení. Nakonec se vloží data omezující prohlížení e-přihlášek.

Anonymizování přijímacích zkoušek

Pro utajení přijímacího řízení je možné nastavit tzv. anonymizování, které umožňuje každému uchazeči vygenerovat unikátní anonymní číslo. Generování anonymních čísel je možné nastavit pro pracoviště. V aplikaci Evidence pracovišť je k tomu připraven atribut Anonymní přijímačky, který je nutné nastavit na hodnotu ano.

Anonymní číslo se generuje při ukládání formuláře papírové přihlášky nebo při převodu elektronické přihlášky mezi papírové. Sekvence čísel 00000001 – 99999999 je společná pro celou univerzitu. Číslo se zobrazuje v seznamech uchazečů na termínech zkoušky, v zadávání výsledků testů atd. Je podle něj možné řadit a tisknout sestavy.

Kmenový jazyk

Kmenový jazyk slouží k nastavení studijního plánu podle jazyka studia uchazeče, k zápisu předmětů studijního plánu a k zápisu povinně volitelných předmětů. Studentům se tak při zápise zapíší předměty, které mají nastavený stejný jazyk, jako je jazyk nastavený v přihlášce uchazeče, v předmětu přijímací zkoušky, v katalogu předmětů.

Použití kmenového jazyka není povinné. Údaj o kmenovém jazyku se přenáší při zápise do studia, pokud není nastaven, pak se může dodatečně nastavit ve Studijní evidenci.

Pokud se bude kmenového jazyka využívat pro zápis předmětů studijního plánu, pak se musí také nastavit u požadovaných předmětů v Katalogu předmětů.

Kmenový jazyk předmětu přijímací zkoušky se nastavuje v aplikaci Evidence předmětů přijímacího řízení. Volí se jeden z nabízených jazyků. Tuto možnost může přebít nastavení kmenového jazyka v přihlášce. V přihlášce nastavuje kmenový jazyk studijní referentka, a to u přihlášek podaných na typ přijímací zkoušky, který má nastaven kmenový jazyk. Nastavení se provádí v aplikaci Evidence typů přijímacího řízení. Při nastavení kmenového jazyka e-přihlášky je nutné přihlášku nejprve převést mezi papírové a následně ji dohledat v aplikaci Zadávání přihlášek. V dolní části formuláře je pak uvedeno menu pro volbu kmenového jazyka (podle nastavení typu přijímací zkoušky může být menu jedno nebo více).

Etapy a kola přijímacího řízení

Přijímací řízení může probíhat v několika etapách a v několika kolech. Vše záleží na nastavení celého přijímacího řízení. Etapa přijímacího řízení znamená, že celé přijímací řízení do následujícího studijního období (od podání přihlášky až po přijetí uchazečů a zápis do studia) proběhne několikrát (např. s odstupem jednoho měsíce). Použití etap závisí na nastavení celého informačního systému a na přání univerzity je možné etapy zpřístupnit. Pořadí etap se určuje číslem při zakládání typu přijímacího řízení. Uchazeč se potom hlásí k přijímací zkoušce na konkrétní etapu. Podle čísla etapy jsou rozlišovány statistiky, přidělování termínů zkoušek, seznamy uchazečů apod.

Kolo určuje průběh přijímacího řízení ve více částech (v rámci jedné etapy) a využívá se například u talentových přijímacích zkoušek. Připuštění uchazeče k další části přijímací zkoušky závisí na splnění předchozí části. Kolo přijímacího řízení se zaznamenává u předmětu daného typu přijímací zkoušky. Předměty prvního kola musí uchazeč úspěšně splnit, aby byl připuštěn ke složení zkoušky z předmětů druhého kola.

Pro jednotlivá kola jsou řešeny seznamy uchazečů, přidělování termínů zkoušek, tisk pozvánek k přijímací zkoušce apod.

Přijímací zkoušky formou elektronických testů

Přijímací zkoušky z vybraných předmětů mohou proběhnout formou e-testu. Aby mohla být tato forma testování realizována musí být nastaveno následující:

  • Předměty přijímací zkoušky – pro typ přijímacího řízení, na kterém mají uchazeči psát e-test, je nutné přiřadit předměty přijímací zkoušky. Nastavení předmětů se provádí v aplikaci Evidence typů přijímacího řízení. Pro e-testy je důležité pořadí předmětů v typu přijímací zkoušky, které ovlivňuje postupné spouštění jednotlivých testů. Pokud mají uchazeči nejprve plnit test z matematiky a potom z jazyka, pak předmět matematika musí být umístěn na prvním místě. Pro každý typ přijímací zkoušky může být nastaveno jiné pořadí předmětů.

  • Termíny přijímacích zkoušek – v aplikaci Evidence termínů přijímací zkoušky musí být termíny označeny jako e-termíny. Zpětně nelze toto označení provést.

  • Testy přijímací zkoušky – v aplikaci Obecné e-testy umístěné v Osobní administrativě v sekci eLearning je zapotřebí vytvořit testy pro jednotlivé předměty přijímací zkoušky. Osoby, které mají e-testy připravovat, musí mít přiděleno právo E-testy. Mohou to být integrátoři nebo pověření pracovníci fakult. Testy je nutné připravit do období, do kterého probíhá přijímací řízení. Nezapomeňte testy zveřejnit!

  • Přiřazení testů předmětům – k předmětům přijímacích zkoušek, které mají být řešeny formou e-testu, musí být konkrétní e-test přiřazen. Přiřazení se provede v aplikaci Evidence předmětů přijímacího řízení.

  • Tisk kartiček s kódy – pro termín přijímací zkoušky, na kterém budou uchazeči plnit e-test, je nutné vytisknout kartičku s přihlašovacím kódem k testu. Tímto kódem se uchazeči budou k testu přihlašovat. Tisk se provádí v aplikaci Hromadný tisk pozvánek. Pokud má uchazeč vypracovat testy z více předmětů, jsou spouštěny postupně v pořadí daném typem přijímacího řízení.

Pro konání e-testů musí být připraveny a zaevidovány počítačové místnosti. Tj. pověřená osoba musí nastavit skupinu zařízení v technologickém subsystému, pro učebnu musí být provedena evidence počítačů.

Uchazeči při přijímací zkoušce vyprácovávají elektronické testy prostřednictvím aplikace Přijímací testy, která je dostupná na adrese http://is.paneurouni.com/prijimaci_test/. Aplikace nejdříve vyzve uchazeče k zadání identifikačního kódu a následně k ověření osobních údajů. Teprve poté nabídne uchazeči vypracování e-testů z jednotlivých předmětů přijímací zkoušky.